Hinweisgebersystem von otris - Die perfekte lösung für Ihr Unternehmen

Ab 2022 ist die Implementierung eines Hinweisgebersystems für Unternehmen in der EU, die mehr als 250 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beschäftigen, vorgeschrieben. Nationale Anpassungen der entsprechenden Richtlinie sind noch zu erwarten, die Notwendigkeit eines so genannten Whistleblower-Systems ist jedoch bereits festgeschrieben. Umfasst sind darin Hinweise, die auf Verstöße gegen EU-Gesetze aufmerksam machen. Als Unternehmen können Sie Ihr Hinweisgebersystem aber auch für viele andere Zwecke nutzen. Etwa um wertvolle Vorschläge aus Ihrem Team anonym oder unter Namensnennung zu sammeln und auszuwerten.

 

Rufen Sie uns an, wir planen, individualisieren und implementieren das Hinweisgebersystem von otris nach Ihren Vorgaben.

otris Hinweisgebersystem

Unsere Lösung: Das otris Hinweisgebersystem.

Ein Beispiel aus der Praxis

Teammitglied A beobachtet immer wieder, wie gefährliche Abfallstoffe von Mitarbeitern falsch entsorgt werden. A möchte zwar, dass dieser Missstand ein Ende findet, hat aber Skrupel, sich an die Behörde zu wenden, um dem eigenen Unternehmen nicht zu schaden. Bei Meldung an seinen Vorgesetzten fürchtet A mögliche Repressalien, denn er weiß nicht, ob seine Kollegen eventuell auf Anweisung gehandelt haben. Ist jedoch ein Hinweisgebersystem im Unternehmen vorhanden, so kann A seine Beobachtung anonym bekanntgeben. Das Unternehmen hat die Möglichkeit, sofort zu reagieren und den Missstand aufzuheben.

Hinweisgebersystem für wertvolle Ideen

Das Hinweisgebersystem von otris lässt sich für Hinweise auf Missstände nutzen, kann aber auch wertvolle Vorschläge transportieren. Dafür hat das Team die Möglichkeit, anonym oder unter Namensnennung Ideen zu formulieren und abzuschicken. In vielen Fällen scheitert das Einbringen von innovativen Vorschlägen daran, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter administrativ überfordert sind und nicht wissen, an wen sie sich wenden sollen. Das Hinweisgebersystem von otris stellt eine einfach zu bedienende Plattform bereit, die jedem Teammitglied jederzeit zur Verfügung steht.

Möglichkeiten mit dem System von otris

Mit dem Hinweisgebersystem von otris halten Sie gesetzliche Standards ein, können gemeldete Missstände rasch beseitigen bzw. von Vorschlägen aus Ihrem MitarbeiterInnenstab profitieren. In vielen Fällen lässt sich durch die Möglichkeit, Probleme intern zu kommunizieren, die Einschaltung der Behörde oder der Presse verhindern. Damit sichern Sie die Reputation und den Erfolg Ihres Unternehmens. Der technische Aufwand bei der Implementierung des otris Hinweisgebersystems kann klein gehalten werden. Es geht darum, Hinweisgebern die Möglichkeit bereitzustellen, Beobachtungen, Ideen und Vorschläge anonym mit geringem Aufwand kommunizieren zu können.

So arbeitet das Hinweisgebersystem von otris

Der Hinweisgeber öffnet die Meldeplattform und gibt seinen Hinweis ein. Die Kommunikation mit dem Empfänger erfolgt über ein anonymes Postfach über eine Meldeplattform. Die Meldeplattform garantiert Datenschutz und Anonymität. Sie wird über eine Cloud als neutrale Instanz betrieben. Die nächste Station ist das Case-Management, dort werden die Hinweise im automatisierten Bearbeitungsprozess strukturiert, um eine Auswertung zu erleichtern. Der Betrieb erfolgt in einer Private Cloud oder direkt durch den Hinweisempfänger. Der Hinweisempfänger holt Hinweise aus dem Case-Management und bearbeitet diese. Über das anonyme Postfach ist ebenso anonyme Kommunikation mit dem Hinweisgeber möglich, wenn etwa Rückfragen nötig sind. 

Individuell anpassbare Meldeplattform

Die Meldeplattform im Hinweisgebersystem für Unternehmen von otris ist einfach strukturiert, leicht zu bedienen und individuell anpassbar. So hat ein Unternehmen die Möglichkeit, das eigene CD mit Logo, Slogan und Einleitungstext/Willkommenstext zu implementieren. Die Plattform von otris ist auf einfache Bedienbarkeit und absolute Sicherheit für Daten und Anonymität ausgelegt. Nur wenige Klicks bringen Hinweisgebende zum Feld, in dem Vorschläge und Meldungen eingetragen werden können. Das gewählte Themengebiet erleichtert die Strukturierung und Bearbeitung durch die passenden Personen. Sämtliche Funktionen lassen sich am stationären PC, Laptop oder auf mobilen Geräten nutzen.

Datenschutz und Anonymität

Zentrales Element der Hinweisgeberplattform von otris ist die Wahrung von Anonymität und Datenschutz. Die Kommunikation erfolgt über ein anonymes Postfach zwischen Hinweisgebenden und Hinweisempfangenden. Für die Wahrung des Datenschutzes ist die Kommunikation hochverschlüsselt. Möchte ein Hinweisgebender seine Identität bekanntgeben, so besteht innerhalb des Hinweisgebersystems von otris die Möglichkeit dazu. Anonymität ist jedoch voreingestellt. Für die Namensnennung müssen sich Hinweisgeber oder Hinweisgeberin bewusst entscheiden.

Möglichkeiten im Case-Management

Das Case-Management strukturiert Einträge und erleichtert damit die Bearbeitung. Es gliedert in Vorfall-Eingang, Erstbeurteilung, Vorfall-Bearbeitung und – Abschluss. Das Case-Management ermöglicht manuelle Eingabe ins Hinweisgebersystem, definierte Workflows zur Bearbeitung eines Vorfalls sowie die Archivierung von abgeschlossenen Meldungen. Es erlaubt die Einteilung in Vorfälle mit offenem Status, in Bearbeitung und geklärte Vorfälle. Für die Bearbeitung steht ein klar verständliches Dashboard zur Verfügung. Grafische Aufbereitung erleichtert die Handhabung und gibt rasche Überblicke. Das Inhaltsverzeichnis erleichtert die Orientierung genauso wie das Organigramm mit Mehr-Mandanten-Fähigkeit, für jeden Fall steht eine detaillierte Fallakte zur Verfügung.

Vorteile des Systems von otris auf einen Blick

  • Das Hinweisgebersystem von otris bietet zertifizierte Sicherheit und Anonymität.
  • Für einfache Handhabung gibt es eine benutzerfreundliche Oberfläche.
  • Automatisierte Prozesse im Case-Management erleichtern die Fallbearbeitung.
  • Das System lässt sich individualisieren und zum CMS ausbauen.

Die LOC Unternehmensberatung ist Ihr Ansprechpartner für Ihre Fragen zum Hinweisgebersystem von otris und übernimmt die Individualisierung und die gesamte Implementierung für Sie. Wir sind Experten, wenn es um die Whistleblower-Richtlinie der EU und deren Umsetzung geht. Kontaktieren Sie uns, wir sind Ihre Partner für Beratung, Planung, Umsetzung und Einschulung in diese wertvolle Möglichkeit für Ihren Betrieb.